Pași pentru o reuniune de succes a familiei

Cu o oarecare creativitate și planificare în avans, puteți organiza și planifica o reuniune de familie memorabilă despre care toată lumea va vorbi ani de zile.

Poate părea evident, dar primul pas pentru orice reuniune a familiei este să decidă cine este familia. La ce parte a familiei sunteți invitat? Doriți să includeți doar rudele apropiate sau toți descendenții Marelui Bunic Jones (sau o altă comună strămoş)? Invitați doar rude directe (părinți, bunici, nepoți) sau intenționați să includeți veri, veri secundi sau veri a treia, îndepărtați de două ori? Amintiți-vă, fiecare pas înapoi pe arbore ancestral adaugă o tonă de noi participanți potențiali. Cunoaște-ți limitele.

Începeți prin a aduna o listă de membri ai familiei, inclusiv soții, partenerii și copiii. Intrați în legătură cu cel puțin o persoană din fiecare ramură a familiei pentru a vă ajuta să urmăriți informațiile de contact pentru fiecare persoană din lista dvs. Asigurați-vă că colectați adrese de e-mail pentru cele care le au - ajută cu adevărat la actualizări și corespondență de ultim moment.

Dacă intenționați să includeți o mulțime de oameni în reuniunea familiei dvs., luați în considerare trimiterea unui sondaj (prin poștă poștală și / sau e-mail) pentru a anunța oamenii că o reuniune este în lucru. Acest lucru vă va ajuta să evaluați interesul și preferințele și să cereți ajutor cu privire la planificare. Includeți posibilele date, tipul de reuniune propus și o locație generală (discutarea costurilor posibile din timp poate descuraja un răspuns pozitiv) și solicitați politicos un răspuns în timp util la întrebările dvs. Adăugați numele rudelor interesate care returnează sondajul pe lista de reuniuni pentru trimiteri viitoare și / sau păstrați-le la curent cu planurile de reuniune prin intermediul unui site web de reuniune a familiei.

Cu excepția cazului în care aceasta este o întâlnire a cinci surori la casa mătușii Maggie, un comitet de reuniune este aproape esențial pentru a planifica o reuniune familială lină și de succes. Pune pe cineva responsabil de fiecare aspect major al reuniunii - locație, evenimente sociale, buget, corespondență, păstrarea înregistrărilor etc. De ce să lucrezi singur, dacă nu trebuie?

Nu este o mare reuniune dacă nu poate participa nimeni. Indiferent dacă intenționați reîntâlnirea familiei dvs. să coincidă cu o etapă de familie sau o zi specială, vacanța de vară sau o vacanță, aceasta ajută la interogarea membrilor familiei pentru a evita conflictele de timp și dată. Întrucât reuniunile familiei pot cuprinde totul, de la un grătar de după-amiază până la o aventură mare, care durează trei sau mai multe zile, va trebui, de asemenea, să stabiliți cât timp intenționați să vă reuniți. O regulă bună - cu cât oamenii mai îndepărtați trebuie să călătorească pentru a ajunge la locația reunirii, cu atât mai multă durată ar trebui să reunească. Cel mai important, nu uitați că nu veți putea să le adăpostiți pe toți. Alegeți data / datele finale în funcție de ceea ce este cel mai bine pentru majoritatea participanților.

Scopul pentru a loc de reuniune a familiei aceasta este cea mai accesibilă și accesibilă pentru majoritatea oamenilor la care doriți să participați. Dacă membrii familiei sunt grupate într-o zonă, atunci selectați o locație de reuniune care se află în apropiere. Dacă toată lumea este împrăștiată, atunci alege o locație centrală care să ajute la reducerea cheltuielilor de călătorie pentru rudele îndepărtate.

Acest lucru va determina amploarea mâncării, decorațiunilor, cazărilor și activităților pentru reuniunea familiei tale. Puteți alege să faceți ca familiile să își plătească propriile cazări peste noapte, să aduceți un fel de mâncare acoperit etc., dar dacă nu aveți o altă sursă de venit, va trebui, de asemenea, să setați o taxă de înregistrare pe familie pentru a vă ajuta cu decorarea, activitatea și locația cheltuieli.

După ce ați ales o locație și ați stabilit o dată, este timpul să selectați un site pentru reuniune. „Plecarea de acasă” este o mare atragere pentru reuniunile familiei, așa că poate doriți să luați în considerare vechea casă familială sau un alt sit istoric legat de trecutul familiei. În funcție de mărimea reuniunii, este posibil să puteți găsi un membru al familiei care va face voluntar pentru a-l avea acasă. Pentru reuniuni mai mari, parcurile, hotelurile, restaurantele și sălile comunitare sunt un loc bun pentru a începe. Dacă plănuiți o reuniune de mai multe zile, atunci luați în considerare o locație a stațiunii în care oamenii pot combina activitățile de reunire cu o vacanță în familie.

Crearea unei teme pentru o reuniune a familiei este o modalitate excelentă de a interesa oamenii și de a le face mai șanse să participe. De asemenea, face lucrurile mai distractive atunci când vine vorba de a fi imaginativ cu mâncare, jocuri, activități, invitații și aproape orice alt aspect al reuniunii. Temele istoriei familiei sunt deosebit de populare, la fel ca reuniunile care sărbătorește ziua de naștere sau aniversarea unui membru al familiei, sau moștenirea culturală a familiei (adică luau hawaian).

Hrănirea unui grup mare de oameni cu gusturi diferite este poate una dintre cele mai dificile părți ale planificării unei reuniuni. Faceți-vă mai ușor, selectând un meniu care are legătură cu tema dvs., sau poate unul care sărbătorește moștenirea familiei voastre. Organizați un grup de membri ai familiei pentru a pregăti mâncarea pentru reuniunea familiei sau, dacă aveți grup mare și bugetul dvs. vă permite, găsiți un restaurant sau un restaurant pentru care să lucrați cel puțin o parte a lucrărilor tu. Un meniu gustos creează o reuniune de familie de neuitat.

Nu trebuie să ocupați toată lumea tot timpul, dar activități planificate și spărgătoare de gheață la reuniunea familiei tale va oferi un mod ușor pentru persoanele care nu se cunosc bine pentru a petrece confortabil timpul împreună. Includeți activități care vor atrage toate vârstele și în continuare cunoașterea familiei despre moștenirea comună. De asemenea, poate doriți să acordați premii pentru distincții speciale, cum ar fi cel mai vechi membru al familiei sau cea mai lungă distanță parcursă pentru a participa.

Ai o grămadă de oameni, acum ce plănuiești să faci cu ei? A sosit momentul să facem aranjamente pentru corturi (dacă este o reuniune exterioară), scaune, decorațiuni de parcare, programe, semne, tricouri, genți pentru bunătăți și alte cerințe pentru ziua reuniunii. Acesta este momentul pentru a consulta o listă de verificare a reuniunii familiei!

În timp ce mulți membri ai familiei își vor aduce, fără îndoială, propriile camere, ajută la realizarea planurilor de înregistrare a evenimentului general. Indiferent dacă desemnați o rudă specifică ca fotograf oficial de reuniune sau angajați un profesionist fotograf pentru a face fotografii sau videoclipuri, ar trebui să pregătiți o listă cu persoanele și evenimentele care doriți să fie înregistrate. Pentru „momente” spontane, achiziționează o duzină de camere de unică folosință și le înmânează oaspeților voluntari. Nu uitați să le colectați la sfârșitul zilei!

După ce aveți cele mai multe planuri în vigoare, este timpul să invitați oaspeții prin poștă, e-mail și / sau telefon. Veți dori să faceți acest lucru în avans pentru a vă asigura și oferi tuturor timp pentru a-l înscrie în calendarul lor. Dacă plătiți taxe de admitere, menționați acest lucru în invitație și setați un termen limită în avans prin care cel puțin un procent din bilet prețul este necesar (cu excepția cazului în care sunteți suficient de bogat pentru a acoperi toate costurile și puteți aștepta până la reuniunea efectivă pentru rambursare). Biletele achiziționate în avans înseamnă, de asemenea, că persoanele vor fi mai puțin susceptibile să anuleze în ultimul moment! Aceasta este, de asemenea, o oportunitate bună de a cere oamenilor, chiar dacă nu pot participa la reuniune, să ofere arbori genealogici, fotografii, colecții și povești pentru a le împărtăși cu alți membri ai familiei.

Dacă nu doriți să percepeți taxe de admitere pentru reuniune, atunci va trebui să planificați o mică strângere de fonduri. Chiar dacă încasați admiteri, strângerea de fonduri poate oferi bani pentru unele „extras” de lux. Moduri creative de a strânge bani include organizarea unei licitații sau tombole la reuniune sau realizarea și vânzarea de pălării de familie, tricouri, cărți sau videoclipuri despre reunire.

Creați un program care conturează linia de evenimente de reuniune programate care să le ofere membrilor familiei pe măsură ce ajung pentru reuniune. De asemenea, poate doriți să trimiteți acest lucru prin e-mail sau pe site-ul dvs. de reuniune înainte de reuniune. Acest lucru vă va ajuta ca un memento pentru oamenii activităților care ar putea solicita să aducă ceva cu ei, cum ar fi un perete foto sau diagrama arborelor genealogice.

Ziua cea mare este aproape aici și acum este timpul să vă asigurați că va merge bine. Creați semne captivante, ușor de pregătit pentru a indica oaspeții care sosesc la înregistrare, parcare și locații importante, cum ar fi băi. Cumpărați sau creați o carte de invitați pentru a colecta semnături, adrese și alte informații importante, precum și servi o evidență permanentă a reuniunii. Cumpărați ecusoane de nume pre-făcute sau imprimați-vă propriul, pentru a facilita amestecarea și amestecarea între membrii neacceptați ai familiei. Graficele de pereți genealogici sunt întotdeauna un succes, deoarece participanții la reuniune vor să știe unde se încadrează în familie. Sunt de asemenea populare fotografiile încadrate sau afișele tipărite ale strămoșilor obișnuiți sau reuniunile familiei din trecut. Și, dacă doriți să știți ce au crezut toată lumea despre toată planificarea dvs. de reuniune, imprimați câteva formulare de evaluare pentru ca oamenii să le completeze pe măsură ce pleacă.

Desemnați un voluntar sau voluntari pentru a crea și trimite un buletin informativ post-reunire cu povești, fotografii și articole de știri din reuniune. Dacă ați colectat informații despre familie, trimiteți o actualizare actualizată diagramă genealogică de asemenea. Aceasta este o modalitate excelentă de a-i încânta pe oameni de următoarea reuniune, precum și de a include membrii familiei mai puțin norocoși care nu au putut participa.