Instrucțiuni de scriere: definiție și exemple

În scris de afaceri, scriere tehnică, și alte forme de compoziţie, instrucțiuni sunt instrucțiuni scrise sau vorbite pentru efectuarea unei proceduri sau executarea unei sarcini. Se mai numește scris instructiv.

Instrucțiuni pas cu pas utilizează de obicei punctul de vedere al a doua persoană (tu, al tău, al tău). Instrucțiunile sunt de obicei transmise în voce activă și starea de spirit imperativă: adresați-vă public direct.

Instrucțiunile sunt adesea scrise sub formă de numerotate listă astfel încât utilizatorii să poată recunoaște clar succesiunea sarcinilor.

Instrucțiuni eficiente includ în mod obișnuit elemente vizuale (cum ar fi imagini, diagrame și diagrame) care ilustrează și clarifică text. Instrucțiunile destinate unei audiențe internaționale se pot baza în întregime pe poze și familiar simboluri. (Acestea sunt numite instrucțiuni fără cuvinte.)

"Instrucțiuni bune sunt lipsite de ambiguitate, de înțeles, complete, consecvente și eficiente." (Ioan M. Penrose și colab.,

Partea mai ușoară a instrucțiunilor: Manual pentru cei decedați recent

Juno: Bine, ai studiat manualul?
Adam: Ei bine, am încercat.
Juno: Capitolul intermediar de interfață despre bântuire spune totul. Scoate-le pe tine însuți. Este casa ta. Casele bântuite nu sunt ușor de întâlnit.
Barbara: Ei bine, nu o înțelegem.
Juno: Am auzit. Torește-ți fețele de-a dreptul. Evident, nu face niciun bine să-ți smulg capul în fața oamenilor dacă nu te pot vedea.
Adam: Ar trebui să începem mai simplu atunci?
Juno: Începeți pur și simplu, faceți ceea ce știți, folosiți-vă talentele, practicați. Ar fi trebuit să studiezi lecțiile din prima zi. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin și Geena Davis în Beetlejuice, 1988)

„Instrucțiunile tind să urmeze un model constant pas cu pas, indiferent dacă descrii cum să faci cafea sau cum să asamblezi un motor auto. Iată caracteristicile de bază ale instrucțiunilor:

• Specific și precis titlu
• Introducere cu informații de fundal
• Lista pieselor, instrumentelor și condițiilor necesare
• Pași ordonați secvențial
• Grafică
• Informații de siguranță
• Concluzie asta semnalează finalizarea sarcinii

Pașii ordonați secvențial sunt elementul central al unui set de instrucțiuni și de obicei ocupă o mare parte din spațiul din document. "
(Richard Johnson-Sheehan, Comunicare tehnică astăzi. Pearson, 2005)

1. Folosiți propoziții scurte și paragrafe scurte.
2. Aranjați-vă punctele în ordine logică.
3. Faceți-vă declarațiile specific.
4. Folosește starea de spirit imperativă.
5. Puneți la început cel mai important element din fiecare propoziție.
6. Spune câte un lucru în fiecare propoziție.
7. Alege-ți cuvintele cu atenție, evitând jargon și termeni tehnici dacă puteți.
8. Dă un exemplu sau un analogie, dacă credeți că o afirmație poate încurca un cititor.
9. Verificați schița completată pentru logica prezentării.
10. Nu omiteți pașii și nu faceți comenzi rapide.

(Luat din Scrierea cu precizie de Jefferson D. Bates. Pinguin, 2000)

„Instrucțiunile pot fi documente independente sau parte dintr-un alt document. În ambele cazuri, cea mai frecventă eroare este de a le face prea complicate pentru public. Ia în considerare cu atenție nivelul tehnic al cititorilor tăi. Utilizare spatiu alb, grafică și alte elemente de design pentru a face instrucțiunile atrăgătoare. Cel mai important, asigurați-vă că includeți referințe de precauție, avertizare și pericol inainte de etapele la care se aplică. "
(William Sanborn Pfeiffer, Ghid de buzunar pentru comunicare tehnică, Ediția a 4-a. Pearson, 2007)

Pentru a evalua exactitatea și claritatea unui set de instrucțiuni, invitați una sau mai multe persoane să vă urmeze indicațiile. Respectați progresul lor pentru a determina dacă toate etapele sunt finalizate corect într-un timp rezonabil. După finalizarea procedurii, cereți acestui grup de testare să raporteze problemele pe care le-ar fi întâmpinat și să ofere recomandări pentru îmbunătățirea instrucțiunilor.