Un raport este un document care prezintă informații într-un format organizat pentru un anume specific public și scop. Cu toate că rezumate rapoartele pot fi transmise oral, rapoartele complete sunt aproape întotdeauna sub formă de documente scrise.
În „Rapoarte de afaceri contemporane”, Kuiper și Clippinger definesc rapoartele de afaceri drept „prezentări organizate, obiective ale observațiilor, experiențelor sau faptelor utilizate în procesul de luare a deciziilor”.
Sharma și Mohan definesc un raport tehnic „o declarație scrisă a faptelor unei situații, proiect, proces sau test; cum au fost constatate aceste fapte; semnificația lor; concluziile care le-au fost trase; și [în unele cazuri] recomandările care sunt făcute ”în„ Corespondența în afaceri și scrierea rapoartelor ”.
Printre tipurile de rapoarte se numără memo-uri, minute, rapoarte de laborator, rapoarte de carte, rapoarte de progres, rapoarte de justificare, rapoarte de conformitate, rapoarte anuale și politici și proceduri.
observaţii
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke și Mary John O'Hair, "Comunicarea de afaceri: un cadru pentru succes"
„Rapoartele pot îndeplini patru funcții diferite și uneori legate. Acestea pot fi folosite ca controale pentru a se asigura că toate departamentele funcționează corect, pentru a da informații, pentru a furniza o analiză și pentru a-i convinge pe ceilalți să acționeze ".
Caracteristicile rapoartelor eficiente
Shirley Kuiper și Dorinda Clippinger, „Rapoarte de afaceri contemporane”
„Rapoartele eficiente sunt înțelese de cititor așa cum a intenționat scriitorul și influențează cititorul să acționeze așa cum și-a dorit scriitorul. Obiectivele scriitorului sunt cel mai probabil realizate dacă corespund nevoilor și obiectivelor cititorului. Un raport eficient este empatic, precis, complet, concis, și clar. Mai presus de toate, un raport eficient prezintă informații în mod etic. "
Warren Buffet privind comunicarea cu un public
Warren Buffet, Cuvânt înainte de "A Plain English Handbook"
„Un sfat neiginal, dar util: scrieți cu o persoană specifică în minte. Când scriu raportul anual al Berkshire Hathaway, mă prefac că vorbesc cu surorile mele. Nu am probleme în a le imagina: deși extrem de inteligente, nu sunt experți în contabilitate sau finanțe. Vor înțelege engleză simplă, dar jargon le poate puzzle. Scopul meu este pur și simplu să le ofer informațiile pe care aș dori să mi le furnizeze dacă pozițiile noastre ar fi inversate. Pentru a avea succes, nu trebuie să fiu Shakespeare; Totuși, trebuie să am o dorință sinceră de a mă informa ”.
Rapoarte lungi și scurte
Ioan M. Lannon, „Comunicare tehnică”
„În lumea profesională, factorii de decizie se bazează pe două tipuri largi de rapoarte: Unele rapoarte se concentrează în principal pe informație („ceea ce facem acum”, „ceea ce am făcut luna trecută”, „ceea ce a constatat sondajul nostru cu clienții”, „ce s-a întâmplat la ședința departamentului”). Dar, dincolo de furnizarea de informații, multe rapoarte includ, de asemenea analiză („ce înseamnă această informație pentru noi”, „ce cursuri de acțiune trebuie luate în considerare”, „ce recomandăm noi și de ce”).
"Pentru fiecare raport lung (formal), nenumărate rapoarte scurte (informale) duc la decizii informate cu privire la probleme la fel de diverse ca cele mai confortabile scaune de birou pentru a cumpăra celui mai bun recrutat de angajat pentru conducere Instruire. Spre deosebire de rapoartele lungi, cele mai scurte rapoarte nu necesită o planificare extinsă, sunt pregătite rapid, conțin puțin sau nu există informații de fundal și nu au niciun aspect frontal sau final (pagina de titlu, cuprinsul, glosarul, etc). Dar în ciuda lor concizie, rapoartele scurte oferă informațiile și analiza de care au nevoie cititorii. "
surse
Kuiper, Shirley. „Rapoarte de afaceri contemporane”. Dorinda Clippinger, ediția a V-a, Cengage Learning, 6 februarie 2012.
Lannon, John M. „Comunicare tehnică”. Laura J. Gurak, ediția a 14-a, Pearson, 14 ianuarie 2017.
Oficiul pentru Educația și Asistența Investitorilor. „A Plain English Handbook”. Comisia pentru valori mobiliare și schimb americană, august 1998, Washington, D.C.
O'Hair, Dan. "Comunicare de afaceri: un cadru pentru succes." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, ediția I, Cengage Learning, 7 aprilie 2000.
Sharma. "Corespondență în afaceri și scriere de raport." Ediția a V-a, Mc Graw Hill India, 1 iulie 2017.