Cum se scrie un raport de afaceri pentru cursanții de engleză

Dacă doriți să aflați cum să scrieți un raport de afaceri în engleză, urmați aceste sfaturi și folosiți raportul de exemplu ca șablon pe care să vă bazați propriul raport de afaceri. În primul rând, rapoartele de afaceri furnizează informații importante pentru un management oportun și factual. Studenții de engleză redactarea rapoartelor de afaceri trebuie să se asigure că limba este precisă și concisă. Stilul de scriere utilizat pentru rapoartele de afaceri ar trebui să prezinte informații fără opinii puternice, ci mai degrabă cât mai direct și precis. Conectarea limbajului trebuie utilizat pentru conectarea ideilor și secțiunilor raportului de afaceri. Acest exemplu de raport de afaceri prezintă cele patru elemente esențiale pe care trebuie să le includă fiecare raport de afaceri:

• Termeni de referinta

Termenii de referință se referă la termenii pe care este redactat raportul de afaceri.

• Procedură

Procedura descrie metoda care a fost folosită pentru colectarea datelor pentru raport.

• constatări

Rezultatele descriu datele sau alte informații importante raportate.

• concluzii

Se trag concluzii cu privire la concluziile care oferă motive pentru recomandări.

• recomandări

Recomandările sunt sugestii specifice făcute pe baza concluziilor raportului.

Citiți un scurt raport de afaceri și urmați sfaturile de mai jos. Profesorii pot tipări aceste exemple pentru a fi utilizate în clasă în lecții folosind sunet strategii de predare a scrisului.

Termeni de referinta

Margaret Anderson, directorul personalului a solicitat acest raport privind satisfacția beneficiilor angajaților. Raportul urma să i se prezinte până la 28 iunie.

Procedură

O selecție reprezentativă de 15% din toți angajații au fost intervievați în perioada 1 aprilie - 15 aprilie privind:

1. Satisfacție generală cu pachetul actual de beneficii
2. Probleme întâmpinate în relația cu departamentul de personal
3. Sugestii pentru îmbunătățirea politicilor de comunicare
4. Probleme întâmpinate când ne confruntăm cu HMO-ul nostru

constatări

1. Angajații au fost, în general, mulțumiți de pachetul actual de beneficii.
2. Unele probleme au fost întâmpinate la solicitarea vacanței din cauza a ceea ce este perceput ca perioade lungi de așteptare pentru aprobare.
3. Angajații mai în vârstă au avut în mod repetat probleme cu procedurile de medicamente cu prescripție medicală HMO.
4. Angajații cu vârste cuprinse între 22 și 30 de ani raportează puține probleme cu HMO.
5. Majoritatea angajaților se plâng de lipsa asigurărilor stomatologice în pachetul nostru de beneficii.
6. Cea mai comună sugestie de îmbunătățire a fost capacitatea de a procesa cererile de beneficii online.

concluzii

1. Angajații mai în vârstă, cei peste 50 de ani, au probleme serioase cu capacitatea noastră de HMO de a furniza medicamente pe bază de rețetă.
2. Sistemul nostru de solicitare a beneficiilor trebuie revizuit, deoarece majoritatea reclamațiilor privind procesarea internă.
3. Îmbunătățirile trebuie să aibă loc în timpul de răspuns al departamentului de personal.
4. Îmbunătățirile tehnologiei informației ar trebui luate în considerare deoarece angajații devin mai experimentați din punct de vedere tehnologic.

recomandări

1. Întâlniți-vă cu reprezentanții HMO pentru a discuta despre natura gravă a plângerilor privind beneficiile medicamentelor pe bază de rețetă pentru angajații mai în vârstă.
2. Dă prioritate timpului de răspuns la cererea de vacanță, deoarece angajații au nevoie de o aprobare mai rapidă pentru a-și putea planifica vacanța.
3. Nu întreprinde acțiuni speciale pentru pachetul de beneficii al angajaților mai tineri.
4. Discutați posibilitatea adăugării unui sistem de solicitări de beneficii online la Intranet-ul companiei noastre.

• Un raport este împărțit în patru domenii:
  • Termeni de referinta- Această secțiune oferă informații de fond cu privire la motivul raportului. De obicei, include persoana care solicită raportul.
  • Procedură- Procedura oferă pașii exacti făcuți și metodele utilizate pentru raport.
  • constatări- Concluziile evidențiază descoperiri făcute în cursul investigației raportului.
  • concluzii- Concluziile oferă concluzii logice pe baza concluziilor.
  • recomandări- Recomandările indică acțiunile pe care le consideră scriitorul raportului pe baza constatărilor și concluziilor.
• Rapoartele trebuie să fie concise și factuale. Opiniile sunt prezentate în secțiunea „concluzii”. Cu toate acestea, aceste opinii ar trebui să se bazeze pe fapte prezentate în „constatările”.
• Utilizare tancuri simple (de obicei prezentul simplu) pentru a exprima fapte.
• Folosește formă imperativă (Discutați posibilitatea..., acordați prioritate... etc.) în secțiunea "recomandări", deoarece acestea se aplică companiei în ansamblu.

Continuați să aflați despre alte tipuri de documente de afaceri utilizând aceste resurse:

Memorandumurilor
E-mail
Introducere în scrierea planurilor de afaceri

Memoriile de afaceri sunt scrise unui birou întreg. Când scrieți memoratoare de afaceri, asigurați-vă că marcați clar cine este destinat, motivul pentru care scrieți nota și cine scrie scrisoarea. Memos are tendința de a informa colegii cu privire la schimbările de serviciu și procedurile care se aplică unui grup mare de oameni. Adesea oferă instrucțiuni folosind vocea imperativă. Iată un exemplu de notă cu puncte importante de urmărire pentru a utiliza când afaceri de scriere memo-uri în engleză.

Exemplu memo

De la: Management

Către: Personalul de vânzări din zona de nord-vest

RE: Noul sistem lunar de raportare

Am dori să trecem rapid peste unele modificări ale noului sistem lunar de raportare a vânzărilor despre care am discutat în cadrul reuniunii speciale de luni. În primul rând, am dori din nou să subliniem că acest nou sistem vă va economisi mult timp atunci când raportați vânzările viitoare. Înțelegem că aveți probleme cu privire la perioada de timp care va fi necesară inițial pentru introducerea datelor clientului. În ciuda acestui efort inițial, suntem siguri că în curând vă veți bucura de avantajele acestui nou sistem.

Iată o privire la procedura pe care va trebui să o urmați pentru a completa lista de clienți din zona dvs.:

1. Conectați-vă pe site-ul companiei la http://www.picklesandmore.com
2. Introduceți ID-ul de utilizator și parola. Acestea vor fi emise săptămâna viitoare.
3. După ce v-ați autentificat, faceți clic pe „Client nou”.
4. Introduceți informațiile despre client adecvate.
5. Repetați pașii 3 și 4 până când ați introdus toți clienții.
6. Odată ce aceste informații au fost introduse, selectați „Plasați comanda”.
7. Alegeți clientul din lista derulantă „Clienți”.
8. Alegeți produsele din lista derulantă „Produse”.
9. Alegeți specificațiile de transport din lista derulantă „Transport”.
10. Faceți clic pe butonul „Comandă proces”.

După cum puteți vedea, după ce ați introdus informațiile corespunzătoare despre client, comenzile de procesare nu vor necesita Nicio hârtie.

Vă mulțumim pentru ajutor pentru a pune în funcțiune acest nou sistem.

Toate cele bune,

administrare

• Utilizați următoarea structură pentru a începe o notă:NOTIFICARE
  De la: (persoana sau grupul care trimite nota)
  Către: (persoană sau grup căruia i se adresează nota)
  RE: (subiectul memoriului, acesta ar trebui să fie în îndrăzneţ)
• Termenul „memorandum” poate fi utilizat în loc de „memorandum”.
• În general, o notă nu este la fel de formală ca o scrisă scrisoare. Cu toate acestea, cu siguranță nu este la fel de informal ca o scrisoare personală.
• Tonul unui memoriu este în general prietenos, deoarece este o comunicare între colegi.
• Mențineți conținutul și conținutul.
• Dacă este necesar, introduceți motivul memoriului cu un paragraf scurt.
• Utilizați punctele de glonț pentru a explica cele mai importante etape ale unui proces.
• Folosiți o scurtă mulțumire pentru a termina nota. Aceasta nu trebuie să fie la fel de formală ca într-o scrisoare scrisă.

rapoarte
Memorandumurilor
E-mail
Introducere în scrierea planurilor de afaceri

Pentru a afla cum să scrieți un e-mail de afaceri, nu uitați de următoarele: e-mailurile de afaceri sunt, în general, mai puțin formale decât scrisori de afaceri. E-mailurile de afaceri scrise colegilor sunt în general directe și cer să fie luate anumite acțiuni. Este important să vă mențineți scurt e-mailurile de afaceri, cu cât este mai ușor să răspundeți la un e-mail, cu atât este mai probabil ca un contact de afaceri să răspundă rapid.

Exemplul 1: Formal

Primul exemplu arată cum se scrie un e-mail de afaceri formal. Notă „Salutul” mai puțin formal în salutul combinat cu un stil mai formal în e-mailul propriu-zis.

Buna,

Am citit pe site-ul dvs. web că oferiți CD-uri de muzică pentru cantități mari de CD-uri. Aș dori să întreb despre procedurile implicate în aceste servicii. Fișierele sunt transferate online sau titlurile vă sunt trimise pe CD prin poștă standard? Cât durează de obicei pentru a produce aproximativ 500 de exemplare? Există reduceri la o cantitate atât de mare?

Vă mulțumesc că ați acordat timp pentru a răspunde la întrebările mele. Astept cu nerabdare raspunsul dumneavoastra.

Jack Finley
Director de vânzări, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Exemplul 2: Informal

Al doilea exemplu arată cum se scrie un e-mail informal. Observați tonul mai conversațional pe tot e-mailul. Este ca și cum scriitorul ar vorbi la telefon.

La ora 16.22 01/07 +0000, ai scris:

> Am auzit că lucrezi la contul Smith. Dacă aveți nevoie de informații, nu ezitați să intrați în contact cu mine.

Salut, Tom,

Ascultă, am lucrat la contul Smith și mă întrebam dacă poți să-mi dai o mână? Am nevoie de informații interne despre evoluțiile recente. Crezi că ai putea transmite informații pe care le-ai putea avea?

Mulțumiri

Petru

Peter Thompsen
Manager de cont, contabilitate în trei state
(698) 345 - 7843

Exemplul 3: Foarte informal

În cel de-al treilea exemplu, puteți vedea un e-mail foarte informal, care este foarte similar cu textul. Folosiți acest tip de e-mail doar cu colegii cu care aveți o relație de lucru strânsă.

La 11.22 01/12 +0000, ai scris:

> Aș dori o sugestie pentru o firmă de consultanță.

Ce zici de Smith și Sons?

KB

• E-mailul este mult mai puțin formal decât o scrisoare scrisă. E-mailurile sunt de obicei scurte și concise.
• Dacă scrieți cuiva pe care nu o cunoașteți, un simplu „Hello” este adecvat. Folosind un salut cum ar fi „Dragă domnule Smith”, este prea formală.
• Când scrii cuiva pe care o cunoști bine, simte-te liber să scrii ca și cum ai vorbi cu persoana respectivă.
• Folosiți forme verbale prescurtate (He’s, We’re, He’d etc.)
• Includeți un număr de telefon la semnătura e-mailului. Acest lucru va oferi destinatarului șansa de a telefona, dacă este necesar.
• Nu este necesar să includeți adresa dvs. de e-mail, deoarece destinatarul poate răspunde doar la e-mail.
• Când răspunde, eliminați toate informațiile care nu sunt necesare. Lăsați numai secțiunile de text care au legătură cu răspunsul dvs. Acest lucru va economisi timp cititorului dvs. când citiți e-mailul.

rapoarte
Memorandumurilor
E-mail
Introducere în scrierea planurilor de afaceri