O scrisoare de cerere este a convingatorscrisoare trimis de un client către o companie sau agenție pentru a identifica o problemă cu un produs sau serviciu și poate fi, de asemenea, denumit o scrisoare de reclamație.
În mod obișnuit, se deschide (și uneori se închide) o scrisoare de revendicare cu o solicitare de ajustări, cum ar fi o rambursare, înlocuirea sau plata pentru daune, deși poate fi un paragraf de deschidere cordială despre tranzacție sau produs preferat.
Ca metodă de scris de afaceri, scrisorile de revendicare sunt trimise ca o formă de comunicare obligatorie din punct de vedere legal, care poate servi drept dovadă în cazul în care o cerere este trimisă în instanță. În cele mai multe cazuri, nu sunt necesare apariții în instanță, deoarece beneficiarul afacerii întocmește de obicei o replică sub forma unui formular scrisoare de ajustare, care soluționează creanța.
Elemente principale ale unei scrisori de revendicare
Cei mai mulți profesioniști și savanți sunt de acord că o scrisoare de cerere de bază ar trebui să includă patru elemente de bază: o explicație clară a reclamației, o explicație a acesteia ce combatere a cauzat acest lucru sau pierderile suferite din cauza acesteia, un apel la onestitate și corectitudine și o declarație a ceea ce ați considera o ajustare corectă în întoarcere.
Precizia în explicație este esențială pentru ca cererea să fie soluționată rapid și eficient, astfel încât un scriitor de revendicări ar trebui să ofere cât mai multe detalii despre defectiunea unei produsul sau defectul în serviciu primit, inclusiv data și ora, suma este costul și primirea sau numărul comenzii și orice alt detaliu care ajută la definirea exact a ceea ce a mers gresit.
Neplăcerile pe care le-a provocat această greșeală și un apel la umanitatea și compasiunea cititorului sunt la fel de importante pentru a obține ceea ce dorește scriitorul din pretenție. Aceasta oferă motivația cititorului de a acționa prompt la solicitarea scriitorului pentru a rectifica situația și a menține clientul ca client.
Așa cum R.C. Krishna Mohan scrie în „Corespondența în afaceri și scrierea rapoartelor”, pentru a asigura un prompt și răspuns satisfăcător, o scrisoare de revendicare este scrisă de obicei șefului unității sau departamentului responsabil pentru greşeală."
Sfaturi pentru o scrisoare eficientă
Tonul scrisorii ar trebui să fie păstrat la cel puțin un nivel informal de afaceri, dacă nu chiar formal, pentru a menține un profesionalism la cerere. În plus, scriitorul ar trebui să plângă plângerea cu presupunerea că cererea va fi primită la primire.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar și David A. Thomas scrie în „Cum să scrii corespondența de afaceri de primă clasă” pe care ar trebui să „îți faci reclamația cu exactitate și tact”, și că cel mai bine este să „evitați amenințările, acuzațiile sau indicii voalate despre ceea ce veți face dacă problema nu este rezolvată prompt."
Bunătatea merge mult în lumea serviciilor pentru clienți, așa că este mai bine să apelezi la umanitatea beneficiarului prin precizând modul în care problema te-a afectat personal, mai degrabă decât să ameninți cu boicotarea companiei sau cu calomnie Nume. Accidentele se întâmplă și greșelile sunt făcute - nu există niciun motiv să fii necinstit.