Explicații privind cardurile de credit ale companiei: Politici contabile

Secțiunea de carduri de credit a companiei dintr-o politică de contabilitate este o secțiune în care definiți cine are carduri de credit ale companiei și responsabilitatea pentru taxele suportate. Mai jos este prezentat un exemplu din această secțiune a procedurilor, care poate fi adaptată la situația dvs.

Angajaților li se poate oferi acces la un card de credit al companiei în care natura muncii lor necesită o astfel de utilizare. Cardurile de credit ale companiei pot fi utilizate numai pentru cheltuieli de afaceri și nu pot fi utilizate pentru cheltuieli cu caracter personal. Exemple de cheltuieli de afaceri și deduceri pot include costuri de birou de acasă, cheltuieli auto, educație și altele.

Scopul general al unei declarații de politică și procedură este să se asigure că cardurile de credit ale companiei sunt utilizate în scopuri adecvate și că sunt stabilite controale adecvate pentru utilizarea de zi cu zi. O politică de card de credit a companiei se aplică tuturor angajaților care întrețin o carte de credit pentru utilizarea companiei și managerilor acestora.

Responsabilitatea conform politicii cardului de credit al companiei variază în funcție de rolul persoanei. De exemplu, indivizii au o responsabilitate diferită de managerii de operare și supraveghetorii.

• Persoane fizice cărțile de credit ale companiei deținătoare sunt responsabile pentru:
  • Folosirea cărților numai în scopul prevăzut
  • Păstrarea încasărilor și furnizarea de explicații pentru toate tranzacțiile cu cardul de companie
  • Obținerea autorizației pentru facturile de pe cardul de credit
• Managerii / supraveghetorii operativi sunt responsabili pentru:
  • Limitarea utilizării cardurilor de credit ale companiei la acei angajați care necesită un card pentru afacerile companiei
  • Revizuirea și autorizarea facturilor cu cardul de credit utilizate de angajații lor în timp util pentru a evita taxele de întârziere
  • Identificarea și solicitarea oricăror limite la nivel de credit sau tranzacție necesare pentru carduri individuale
• Un departamentul de contabilitate este responsabil pentru:
  • Asigurarea că toate tranzacțiile cu cardul de credit sunt autorizate corespunzător
  • Prelucrarea plăților pentru facturile cu cardul de credit în timp util pentru a evita taxele de întârziere
  • Organizarea limitelor la nivel de credit sau de tranzacție pentru carduri individuale

Pot fi câțiva termeni generali incluși într-o politică a cardului de credit al companiei, pentru care să aveți cunoștință. Iată patru termeni și fraze comune:

• Card de credit general: Un card de credit care poate fi utilizat la mai multe unități, cum ar fi VISA, American Express sau MasterCard.
• Card de credit specific furnizorului: Un card de credit care poate fi utilizat doar cu un anumit furnizor, cum ar fi o companie de gaze sau o companie de furnizare de birou.
• Limita de credit: Suma totală care poate fi percepută pe cardul de credit înainte de tranzacții este refuzată de compania cu carduri de credit.
• Limită la nivelul tranzacției: Valoarea totală a oricărei tranzacții individuale care poate fi încărcată pe card sau tipul de tranzacție care poate fi încărcat pe card. De exemplu, unele companii de gaze vor permite carduri „numai pentru gaz”, care refuză creditul pentru alte achiziții diverse la benzinărie.

Angajații care utilizează carduri de credit pentru cheltuieli de afaceri trebuie să urmeze procedura furnizată de companie. De obicei, următoarele reguli sunt stabilite într-o politică a companiei:

• Cardurile de credit vor fi utilizate numai pentru cerințele companiei. În cazul în care furnizorul are capacitatea, cardurile sau tranzacțiile vor fi codificate către angajați individuali pentru o facilitate mai mare în momentul facturării.
• Angajații trebuie să rețină și să primească chitanțele inițiale și să noteze scopul cheltuielilor din spatele fiecărei chitanțe.
• Utilizarea cardurilor de credit ale companiei pentru cheltuieli de orice natură personală poate duce la acțiuni disciplinare până la concediere și inclusiv. Poate duce la deducerea cheltuielilor din următorul cec de salariu al angajatului.

Împreună cu respectarea procedurii cardului de credit al companiei, angajații trebuie să respecte, de asemenea, un set de reguli cu privire la facturi, autorizații și plăți. În timp ce fiecare companie oferă propria politică unică, următorul este un exemplu despre ceea ce vă puteți aștepta în general:

• Angajatul trebuie să depună chitanțele corespunzătoare împreună cu un raport de cheltuieli (adesea numit credit raport de cheltuieli cu cardul) supraveghetorului sau managerului autorizat corespunzător în termen de o săptămână de la efectuarea cheltuieli. Documentele facsimile sau scanate sunt acceptabile dacă angajatul este în călătorie și nu se va întoarce la birou pentru a respecta termenul de o săptămână, cu condiția ca încasările originale să fie prezentate la întoarcerea din călătorie.
• Taxele pentru articolele în care chitanța a fost înlocuită greșit trebuie explicate persoanei care autorizează care trebuie să inițieze taxa specifică și să indice „chitanța lipsă” de lângă ea.
• Supervizorul sau managerul autorizat va confirma că tarifele sunt justificate și adecvate înainte de a autoriza factura pentru plată notând „Bine de plătit” și semnarea organismului factura fiscala.
• Factura aprobată va fi transmisă corespunzător departamentul de contabilitate pentru plată.
• departamentul de contabilitate verifică autorizarea și programează factura pentru plată în conformitate cu condițiile contractului cu cardul de credit, pentru a evita cheltuielile de întârziere inutile.

Atunci când acceptă un card de credit al companiei, angajații semnează și datează de obicei o declarație a contractului de politică și procedură după examinarea acesteia. În mod obișnuit, acordul conține informațiile furnizate mai sus și vă poate solicita numărul de card și data de expirare la momentul semnării. Următorul este un exemplu de ceea ce veți găsi la sfârșitul formularului:

Am citit și înțeles [denumirea companiei] Declarația de politică și procedură pentru deținerea unui card de credit corporativ general. Prin acest formular, dau permisiunea ca [numele companiei] să rețină (deduce) din articolele mele personale de cec de plată, cheltuieli neautorizate și cheltuieli nereportate suportate de mine folosind cardul meu general de credit.