Scopul scrisorilor de confirmare este de a face dovada că ați primit documente specifice sau un tip specific de solicitare. Scrisorile de confirmare sunt adesea folosite pentru orice este implicat într-un proces legal.
Elemente ale Scrisorii
Ca în orice corespondență profesională sau profesională, ar trebui să începeți scrisoarea cu câteva elemente specifice și așteptate:
- Numele, adresa și data din dreapta sus
- Numele persoanei căreia îi adresați scrisoarea din stânga sus pe linia de sub adresa dvs.
- Denumirea companiei (dacă este cazul)
- Adresa firmei sau individului
- O linie de subiect care precizează pe scurt scopul scrisorii cu caractere aldine (cum ar fi „Cauza legală nr. 24”)
- Un salut de deschidere, cum ar fi „Dragul domn Smith”
Când începeți scrisoarea de confirmare, începeți cu o scurtă propoziție care afirmă că aceasta este, într-adevăr, o scrisoare de confirmare. Unele fraze pe care le puteți utiliza includ:
- Confirm primirea următoarelor documente ...
- Recunosc primirea ...
- Ne vom asigura că persoana responsabilă primește aceste materiale imediat după întoarcerea la birou.
Restul scrisorii ar trebui să includă textul corpului, în care explici într-unul sau două paragrafe ceea ce, în mod special, recunoști. La sfârșitul corpului scrisorii, vă puteți oferi ajutorul dacă este nevoie, cum ar fi: „Dacă pot fi de ajutor suplimentar, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați. "Încheiați scrisoarea cu o închidere standard, cum ar fi:" Cu stimă, domnule Joe Smith, XX Firmă."
Exemple de scrisoare
Poate fi util să vizualizați un model de scrisoare de probă. Nu ezitați să copiați formatul de mai jos pentru scrisoarea de confirmare. Cu toate că nu este tipărit ca atare în acest articol, rețineți că, în general, ar trebui să faceți adresa și data curgeți corect.
Joseph Smith
Compania Acme Trading
5555 S. Strada principala
Oriunde, California 90001
25 martie 2018
Re:Cauza juridică nr. 24
Dragă ______:
Deoarece domnul Doug Jones nu se află în birou pentru următoarele două săptămâni, confirm că am primit scrisoarea dvs. din 20 martie 2018. Acesta va fi adus la cunoștință imediat după întoarcerea sa.
Dacă pot fi de ajutor în timpul absenței domnului Jones, nu ezitați să apelați.
Cu stimă,
Joseph Smith
Semnați scrisoarea sub închidere, „Sincer”, chiar deasupra numelui vostru.
Alte considerente
Scrisoarea de confirmare furnizează documentația că ați primit scrisoarea, comanda sau reclamația de la cealaltă parte. În cazul în care problema devine un dezacord juridic sau de afaceri, scrisoarea de confirmare arată dovada că ați răspuns la solicitarea celeilalte părți.
Dacă nu aveți cunoștință de stilul scrisorii de afaceri, acordați-vă timp pentru a afla formatul de bază pentru scriere scrisori de afaceriși examinați diferite tipuri de scrisori de afaceri. Acest lucru vă va ajuta să vă perfecționați abilitățile în scopuri specifice de afaceri, cum ar fi făcând întrebări, ajustarea revendicărilor, și scris scrisori de intentie.