În proces de comunicare, „receptorul” este ascultătorul, cititorul sau observatorul - adică individul (sau grupul de indivizi) către care este direcționat un mesaj. Receptorul se mai numește „public"sau decodificator.
Persoana care inițiază un mesaj în procesul de comunicare se numește „expeditor"Pur și simplu, un mesaj" eficient "este unul care este primit în modul în care intenționat expeditorul. La ambele capete pot apărea probleme care împiedică trecerea mesajului la receptor.
Mesajul și problemele potențiale
De exemplu, Paige îi pune lui Bill o întrebare verbală. Mesajul călătorește prin aer, „canalul”, până la urechile lui Bill. El răspunde. Paige este expeditorul, întrebarea este mesajul, iar Bill este receptorul și îi oferă feedback lui Paige răspunzând la întrebare.
Există zone și moduri numeroase în care pot apărea probleme chiar și în acest scurt schimb. Dacă Paige șoptește, Bill s-ar putea să nu-l audă. Poate că aude doar o parte din ea și răspunde la o întrebare care nu a fost de fapt pusă, așa că Paige este confuză. Poate există zgomot de fond sau întrebarea nu este clară. Dacă Bill este distras de ceva și nu acordă atenție, s-ar putea să rateze unele dintre cuvinte și răspundeți necorespunzător - sau s-ar putea să rateze întrebarea, astfel încât schimbul trebuie să înceapă din nou. Dacă nu se uită la Paige atunci când ea pune întrebarea, i-ar lipsi orice limbaj corporal care să ofere subtext întrebării.
Dacă Paige trimite un e-mail sau un mesaj text către Bill, pot apărea probleme, deoarece Bill nu are limbajul corpului sau tonul vocii lui Paige pentru interpretare, ceea ce ar putea adăuga informații la mesaj. Poate fi corectată în mod automat o eroare în text sau un semn de întrebare lipsă ar putea face ca o întrebare să pară o afirmație.
Acestea sunt toate obstacolele unei comunicări eficiente. Gradul de eficacitate este determinat de cât de mult din mesaj este înțeles de către receptor.
Decodarea mesajului
În cartea „Comunicare de afaceri”, autorii Carol M. Lehman și Debbie D. DuFrene a prezentat astfel:
„Sarcina receptorului este de a interpreta mesajul expeditorului, atât verbal cât și nonverbal, cu o cât mai mică distorsiune. Procesul de interpretare a mesajului este cunoscut sub numele de decodare. Pentru că cuvintele și semnale non-verbale să aibă semnificații diferite pentru diferite persoane, în acest moment pot apărea nenumărate probleme în procesul de comunicare:
"Expeditorul codează inadecvat mesajul original cu cuvinte care nu sunt prezente în vocabularul receptorului; idei ambigue, nespecifice; sau semnale non-verbale care distrag receptorul sau contrazic mesajul verbal.
- Receptorul este intimidat de poziția sau autoritatea expeditorului, rezultând o tensiune care împiedică concentrarea eficientă asupra mesajului și nerespectarea necesară a clarificărilor necesare.
- Receptorul prejudiciază subiectul ca fiind prea plictisitor sau dificil de înțeles și nu încearcă să înțeleagă mesajul.
- Receptorul are o minte apropiată și nu este receptiv la idei noi și diferite.
„Cu numărul infinit de defalcări posibile în fiecare etapă a procesului de comunicare, este într-adevăr un miracol care are loc o comunicare eficientă”.
Chiar și mediul sau starea emoțională a receptorului pot afecta decodarea mesajului, de exemplu, distrageri în camera, disconfort din partea receptorului sau stres sau anxietate care permit receptorului să insereze un subtext pe care expeditorul nu l-a făcut intenționează. Cunoașterea contextelor sociale sau culturale poate împiedica receptorul să ridice indicii sau să răspundă adecvat. Contextele relaționale pot colora și un mesaj, deoarece mesajele de la prieteni apropiați ar putea fi primite diferit decât un mesaj de la un supraveghetor de muncă.
Importanța feedback-ului
Atunci când nu este clar pentru expeditor că înțelegerea a avut loc din partea receptorului, comunicarea continuă, de exemplu, prin monitorizare întrebări din partea oricărei părți, discuții suplimentare sau expeditorul care oferă exemple, reformularea informațiilor sau alte mijloace de clarificare pentru a obține expeditor și receptor pe aceeași așa-numită „lungime de undă”. Într-o prezentare, expeditorul ar putea afișa diagrame sau imagini pentru a face un punct mai clar pentru public sau cititor.
Cu cât mai multe indicii și canale pe care receptorul le are și este deschis să le primească este adesea mai bună; de exemplu, poate fi ușor să interpretați greșit tonul sau subtextul într-un mesaj de e-mail sau text, în același timp mesajul ar trece clar dacă receptorul aude vocea persoanei sau vorbește cu ea față în față față.
În cartea „Planificarea, implementarea și evaluarea programelor de comunicare vizate”, autorii Gary W. Selnow și William D. Crano remarcă faptul că limbajul și tonul corpului nu sunt doar o comunicare de partea expeditorului: „Feedback-ul în setarea interpersonală oferă un cont curent al recepției unui mesaj de către un destinatar. Observații evidente, cum ar fi întrebări directe arată cât de bine procesează un receptor informațiile. Dar indicatorii subtili pot furniza informații. De exemplu, căscatul unui receptor, tăcerea când se așteaptă comentarii sau expresiile de plictiseală sugerează că porțile de expunere selectivă pot fi în funcțiune. "
De asemenea, un receptor poate avea ton și subtext în feedback-ul oferit expeditorului, cum ar fi răspunsul cu sarcasm sau furie, care ar putea fi ratat dacă feedback-ul este doar text, dar probabil că nu ar fi ratat dacă părțile se pot vedea sau auzi reciproc sau ambii.